Eigentümerportal wählen: sieben Kriterien, die wirklich zählen

Ob eine Verwaltung ihre Eigentümer digital anbindet oder eine Gemeinschaft sich selbst organisiert: Die Auswahl eines Portals sollte nicht nach der schönsten Oberfläche entschieden werden. Diese sieben Kriterien helfen bei der Einordnung.

1. Wo liegen die Daten?

Protokolle, Abrechnungen und Eigentümerdaten sind sensibel. Achten Sie auf einen Datenstandort in der Schweiz und auf Konformität mit dem revidierten Datenschutzgesetz (nDSG).

2. Wer sieht was?

Ein Eigentümer darf nur die Daten seiner Liegenschaft sehen. Fragen Sie nach rollenbasierten Zugriffen und danach, ob die Trennung auf Datenbank-Ebene durchgesetzt wird.

3. Zugangsschutz

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) sollte Standard und pro Rolle erzwingbar sein, besonders für Administratoren.

4. Dokumente finden statt suchen

Sinnvolle Ordnerstruktur, Volltextsuche, Texterkennung für gescannte PDFs, und idealerweise eine Suche in natürlicher Sprache mit Quellenangabe.

5. Beschlüsse und Meldungen

Digitale Abstimmungen mit Fristen und Protokoll sowie Störungsmeldungen mit Status ersparen viel Hin und Her per Mail und Telefon.

6. Marke und Domain

Für Verwaltungen zählt der eigene Auftritt: Läuft das Portal unter Ihrer Domain und in Ihrem Branding oder unter dem Namen des Anbieters?

7. Ausstieg und Preis

Gibt es einen vollständigen Datenexport? Wie lang ist die Mindestlaufzeit? Sind künftige Funktionen im Preis enthalten? Ein faires Modell ist monatlich kündbar und transparent.