Stockwerkeigentum ohne Verwaltung: diese Aufgaben kommen auf Sie zu
Gerade kleine Stockwerkeigentümergemeinschaften verzichten auf eine externe Verwaltung: Eine Person aus der Gemeinschaft übernimmt die Organisation, die anderen unterstützen. Das spart Kosten und schafft Nähe, braucht aber klare Abläufe, damit die Arbeit nicht an einer Person hängen bleibt.
Die sieben wiederkehrenden Aufgaben
1. Finanzen und Jahresrechnung
Gemeinsame Kosten erfassen, Akontozahlungen einfordern, Jahresabrechnung erstellen, Erneuerungsfonds führen. Hier lohnt sich eine einfache, einheitliche Ablage aller Belege.
2. Versammlung
Einladung fristgerecht (gemäss Reglement) verschicken, Traktanden festlegen, Protokoll führen und verteilen.
3. Beschlüsse
Nicht jedes Thema braucht eine Versammlung. Für unbestrittene Geschäfte kann ein Zirkularbeschluss in Frage kommen. Die Form sollte vorab geklärt sein.
4. Unterhalt und Handwerker
Schäden aufnehmen, Offerten einholen, Aufträge vergeben, Garantien im Blick behalten. Ein Meldesystem mit Status verhindert, dass Anliegen untergehen.
5. Versicherungen und Verträge
Gebäude- und Haftpflichtversicherung, Serviceverträge (Lift, Heizung), Fristen für Kündigungen und Erneuerungen.
6. Kommunikation
Mitteilungen an alle, Hausordnung, Fragen von neuen Eigentümern. Je mehr per Einzelmail läuft, desto weniger ist nachvollziehbar.
7. Archiv und Übergabe
Alle Unterlagen müssen auffindbar sein, auch wenn die verantwortliche Person wechselt.
Praxis-Tipp: Schreiben Sie auf, wer wofür zuständig ist und wo die Unterlagen liegen. Ein zentraler Ort für Dokumente, Beschlüsse und Meldungen entlastet den Verwalter aus den eigenen Reihen am meisten.
Wie ein Eigentümerportal hilft
Ein Portal wie OwnerHub bündelt Dokumente, Abstimmungen und Störungsmeldungen an einem Ort. Neue Eigentümer finden die Historie selbst, Beschlüsse sind nachvollziehbar, und die AI-Suche beantwortet Standardfragen zum Reglement, mit Quelle. Für Gemeinschaften startet das ab CHF 39 pro Monat.