Ratgeber / Recht
Zirkularbeschluss nach Art. 712m ZGB: Vorlage und was digital möglich ist
Die Stockwerkeigentümerversammlung ist das oberste Organ der Gemeinschaft. Doch nicht jede Entscheidung braucht einen Abend im Gemeinschaftsraum: Für dringende oder unbestrittene Geschäfte kommt der Zirkularbeschluss in Frage, auch Zirkularentscheid oder Beschluss auf dem Zirkularweg genannt. Die Stockwerkeigentümergemeinschaft entscheidet dabei schriftlich, ohne sich zu versammeln.
In diesem Beitrag finden Sie, was das Gesetz verlangt, wie Sie einen Zirkularbeschluss elektronisch unterschreiben, und eine Vorlage für einen Zirkularbeschluss zum Herunterladen.
Was das Gesetz dazu sagt
Für die Organisation der Stockwerkeigentümergemeinschaft verweist Art. 712m ZGB auf die Vorschriften des Vereinsrechts. Dort hält Art. 66 Abs. 2 ZGB fest, dass ein Beschluss auch ohne Versammlung gültig ist, wenn alle Mitglieder ihm schriftlich zustimmen. Nach verbreiteter Auffassung bedeutet das für die STWEG: Ein Zirkularbeschluss setzt grundsätzlich die Zustimmung sämtlicher Stockwerkeigentümer voraus, sofern das Reglement nichts anderes vorsieht. Ein einziges Nein, eine Enthaltung oder eine fehlende Antwort reicht, damit der Antrag nicht angenommen ist.
Wichtig: Das ist eine allgemeine Einordnung, keine Rechtsberatung. Massgebend sind Gesetz, Ihr Reglement und die Umstände des Einzelfalls. Bei grösseren oder umstrittenen Geschäften lohnt sich die Rücksprache mit einer Rechtsberatung.
Zirkularbeschluss elektronisch unterschreiben
Das Gesetz verlangt eine schriftliche Zustimmung. Nach verbreiteter Auffassung gelten dafür die allgemeinen Formregeln des Obligationenrechts (Art. 7 ZGB in Verbindung mit Art. 13 ff. OR): Schriftlich heisst grundsätzlich mit Unterschrift. Elektronisch gibt es in der Schweiz drei Stufen der Signatur, die rechtlich sehr unterschiedlich wirken:
- Einfache elektronische Signatur: ein getippter Name, eine eingefügte Unterschrift als Bild, eine Zustimmung per E-Mail oder per Klick. Praktisch, ersetzt die eigenhändige Unterschrift aber nicht.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur: eindeutig einer Person zugeordnet und gegen nachträgliche Änderungen geschützt. Als Beweis stärker, rechtlich aber ebenfalls kein Ersatz für die Unterschrift.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Mit einem qualifizierten Zeitstempel ist sie der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR). Sie stammt von einem nach dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) anerkannten Anbieter und setzt eine einmalige Identifikation voraus, etwa per Video oder am Schalter.
Was heisst das für die Praxis?
Auf der sicheren Seite sind Sie mit einer Unterschrift auf Papier oder einer QES. Das empfiehlt sich bei Beschlüssen mit Gewicht, etwa grösseren Sanierungen oder Ausgaben aus dem Erneuerungsfonds.
Einfacher geht es, wenn die Gemeinschaft die Form vorab festlegt: im Reglement oder durch einen Beschluss der Versammlung, etwa dass Zustimmungen über ein Portal mit persönlichem Login oder per E-Mail gelten. Ob das in jedem Fall genügt, wird in der Lehre unterschiedlich beurteilt. Eine klare Regel, der die Gemeinschaft zugestimmt hat, schafft aber Klarheit für alle.
Ein eingescanntes, unterschriebenes Blatt per E-Mail ist rechtlich eine Kopie. Bewahren Sie bei wichtigen Beschlüssen die Originale auf oder arbeiten Sie mit einer QES.
Fünf Schritte für einen sauberen Ablauf
- Reglement prüfen: Welche Form und welche Mehrheit sehen Sie für Beschlüsse auf dem Zirkularweg vor?
- Antrag klar formulieren: Ein Antrag, eine Frage, Ja/Nein/Enthaltung, mit Kosten und Unterlagen im Anhang.
- Frist setzen: Realistisch, aber verbindlich, und für alle gleich.
- Alle erreichen: Jede Eigentümerin und jeden Eigentümer einbeziehen, auch bei Abwesenheit oder Vermietung.
- Dokumentieren: Ergebnis, Zeitpunkt und einzelne Zustimmungen nachvollziehbar festhalten und aufbewahren.
Vorlage für einen Zirkularbeschluss
Die folgende Mustervorlage enthält die üblichen Bestandteile. Passen Sie die Angaben in eckigen Klammern an und stellen Sie jedem Stockwerkeigentümer ein eigenes Exemplar zu.
Zirkularbeschluss der Stockwerkeigentümergemeinschaft [Name], [Strasse Nr., PLZ Ort]
Beschluss auf dem Zirkularweg nach Art. 712m Abs. 2 ZGB in Verbindung mit Art. 66 Abs. 2 ZGB
1. Antrag
Die Stockwerkeigentümergemeinschaft beschliesst, [z. B. die Flachdachsanierung gemäss Offerte der Muster AG vom [Datum] zum Preis von CHF [Betrag] inkl. MWST zu vergeben und die Kosten dem Erneuerungsfonds zu belasten].
2. Begründung
[Kurz und sachlich: Ausgangslage, Dringlichkeit, geprüfte Varianten, Kosten insgesamt und pro Wertquote.]
3. Unterlagen
[z. B. Offerte vom [Datum], Offertvergleich, Fotos]
4. Stimmabgabe
☐ Ja, ich stimme dem Antrag zu
☐ Nein, ich lehne den Antrag ab
☐ Enthaltung
5. Frist
Bitte senden Sie dieses Blatt unterschrieben bis [Datum, Uhrzeit] zurück an [Name und Adresse oder E-Mail der Verwaltung]. Ohne Antwort bis zur Frist gilt Ihre Stimme als nicht abgegeben.
Hinweis: Der Beschluss kommt nur zustande, wenn alle Stockwerkeigentümer schriftlich zustimmen, sofern das Reglement nichts anderes vorsieht. Ein Nein, eine Enthaltung oder eine fehlende Antwort genügt, damit der Antrag nicht angenommen ist.
6. Unterschrift
Stockwerkeigentümer/in: ______________________
Einheit (Nr., Wertquote): ______________________
Ort, Datum: ______________________
Unterschrift: ______________________
Gehört eine Einheit mehreren Personen, haben sie zusammen eine Stimme und geben sie durch eine Vertretung ab (Art. 712o Abs. 1 ZGB). In diesem Fall unterschreiben alle oder die bevollmächtigte Person mit Vollmacht.
Nach Ablauf der Frist
Die Verwaltung stellt das Ergebnis fest, teilt es allen Stockwerkeigentümern mit und nimmt den Beschluss ins Protokoll oder Beschlussbuch auf. Für Versammlungsbeschlüsse schreibt das Gesetz ein Protokoll vor (Art. 712n Abs. 2 ZGB). Beim Zirkularbeschluss empfiehlt sich dasselbe. Bewahren Sie die unterschriebenen Zustimmungen zusammen mit dem Protokoll auf.
Wo ein Portal hilft
Die Schritte 2 bis 5 sind Organisationsarbeit. Genau hier spielt ein Eigentümerportal seine Stärken aus. In OwnerHub erfassen Sie den Antrag als Abstimmung der Art «Zirkularbeschluss», mit Ja, Nein und Enthaltung, Anhang und Frist. Alle Stimmberechtigten mit Login erhalten eine E-Mail, und wer noch nicht abgestimmt hat, erinnern Sie mit einem Klick. Stimmen, die auf Papier eingehen, tragen Sie nach. Am Ende stehen ein Protokoll als PDF und ein Eintrag im Beschlussbuch.
Eine Stimme im Portal wird mit persönlichem Login und ausdrücklicher Bestätigung abgegeben. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist sie nicht. Sie eignet sich deshalb dort, wo Ihr Reglement oder ein Versammlungsbeschluss diese Form vorsieht.