STWEG-Verwaltung wechseln: Ablauf, Fristen und Kosten

Eine Stockwerkeigentümergemeinschaft kann ihre Verwaltung wechseln, wenn sie das will. Die Versammlung kann die Verwaltung nach Art. 712r ZGB jederzeit abberufen, unter Vorbehalt allfälliger Entschädigungsansprüche, und wählt im selben Zug eine neue. Klären Sie vorher Reglement, Kündigungsfrist und Übergabe, dann entsteht keine Lücke.

Wann lohnt sich ein Wechsel?

Ein Wechsel kostet Zeit und Nerven. Er lohnt sich, wenn die Zusammenarbeit dauerhaft nicht mehr funktioniert. Typische Anzeichen sind:

• Anfragen bleiben lange unbeantwortet, Schäden werden spät oder gar nicht behoben.
• Jahresrechnung und Protokolle kommen verspätet oder sind schwer nachvollziehbar.
• Für Unterhalt und Sanierungen fehlen Vergleichsofferten.
• Der Erneuerungsfonds ist nicht geplant, grössere Arbeiten werden immer wieder verschoben.
• Die zuständige Person wechselt häufig, und Wissen geht verloren.
• Eine grosse Sanierung steht an, und die Verwaltung ist dafür nicht aufgestellt.

Oft hilft zuerst ein offenes Gespräch mit klaren Erwartungen und einer Frist. Ändert sich danach nichts, ist ein geordneter Wechsel meist besser als jahrelanger Ärger. Manche Gemeinschaften prüfen auch, ob sie sich selbst verwalten wollen. Was dann auf Sie zukommt, lesen Sie im Beitrag Stockwerkeigentum ohne Verwaltung.

Wer entscheidet über den Wechsel?

Zuständig ist die Versammlung der Stockwerkeigentümer. Nach Art. 712m ZGB bestellt sie den Verwalter und beaufsichtigt seine Tätigkeit. Nach Art. 712r ZGB kann sie ihn jederzeit abberufen, unter Vorbehalt allfälliger Entschädigungsansprüche.

Für die Beschlüsse verweist Art. 712m ZGB auf die Vorschriften des Vereinsrechts. Für die Wahl und die Abberufung der Verwaltung genügt danach in der Regel die Mehrheit der anwesenden Eigentümer, sofern das Reglement nichts anderes vorsieht. Viele Reglemente enthalten eigene Regeln zu Mehrheiten und Stimmrecht. Zudem muss die Versammlung beschlussfähig sein (Art. 712p ZGB).

Zwei Sonderfälle regelt das Gesetz ausdrücklich:

• Kommt die Wahl einer Verwaltung in der Versammlung nicht zustande, kann jeder Stockwerkeigentümer verlangen, dass das Gericht einen Verwalter ernennt (Art. 712q ZGB).
• Lehnt die Versammlung eine Abberufung ab, obwohl wichtige Gründe vorliegen, kann jeder Stockwerkeigentümer innert eines Monats beim Gericht die Abberufung verlangen (Art. 712r ZGB).

Ein Beschluss auf dem Zirkularweg ist möglich, braucht aber nach verbreiteter Auffassung die Zustimmung aller Eigentümer. Mehr dazu im Beitrag Zirkularbeschluss nach Art. 712m ZGB. Für einen Wechsel ist die Versammlung der übliche Weg.

Wichtig: Das ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechtsberatung. Die Einzelheiten regeln Ihr Reglement und der Verwaltungsvertrag. Bei Streit oder unklaren Verträgen lohnt sich eine rechtliche Beratung.

Wie läuft der Wechsel Schritt für Schritt ab?

1. Vertrag und Reglement lesen. Laufzeit, Kündigungsfrist, Form der Kündigung, Mehrheiten und Einberufung notieren.
2. Anforderungen festlegen. Was soll die neue Verwaltung leisten? Zum Beispiel Buchhaltung, Versammlung, Unterhalt, Begleitung von Sanierungen und ein digitaler Zugang für alle Eigentümer.
3. Offerten einholen. Zwei bis drei Angebote reichen meist für einen fairen Vergleich. Über Verwaltung finden geht Ihre Anfrage kostenlos an bis zu drei Verwaltungen in Ihrer Region.
4. Angebote vergleichen. Leistungen, Honorar, Zusatzkosten und Referenzen nebeneinanderlegen. Ein persönliches Gespräch zeigt viel.
5. Versammlung vorbereiten. Abberufung und Neuwahl als eigene Traktanden aufnehmen und die Offerten den Unterlagen beilegen.
6. Beschliessen. Am besten beides in derselben Versammlung, mit einem klaren Stichtag. So bleibt die Gemeinschaft keinen Tag ohne Verwaltung.
7. Kündigen. Den Vertrag schriftlich und fristgerecht kündigen, mit Verweis auf den Beschluss. Den Eingang belegen können, etwa per Einschreiben.
8. Übergabe durchführen. Unterlagen, Konten und Schlüssel gemäss Checkliste übergeben und in einem Übergabeprotokoll festhalten.
9. Alle informieren. Eigentümer, Bank, Versicherungen, Hauswartung und Servicefirmen erhalten die neue Kontaktadresse.

Die Versammlung wird in der Regel von der Verwaltung einberufen (Art. 712n ZGB). Nach Vereinsrecht kann zudem ein Fünftel der Mitglieder verlangen, dass eine Versammlung einberufen wird. Ihr Reglement kann dazu eigene Regeln enthalten.

Kündigungsfristen und Verwaltungsvertrag

Die Versammlung kann die Verwaltung jederzeit abberufen. Das heisst aber nicht, dass der Vertrag ohne Folgen endet. Art. 712r ZGB behält allfällige Entschädigungsansprüche ausdrücklich vor. Was genau gilt, steht im Verwaltungsvertrag. Achten Sie besonders auf diese Punkte:

• Kündigungsfrist und Kündigungstermine, zum Beispiel auf Ende des Rechnungsjahres
• feste Laufzeit oder automatische Verlängerung
• Form der Kündigung, meist schriftlich
• Entschädigung bei vorzeitiger Auflösung
• Pflichten bei der Übergabe, Herausgabe der Unterlagen und Schlussabrechnung

Viele Verwaltungsverträge gelten rechtlich als Auftrag nach Obligationenrecht. Das kann für die Kündigung und eine allfällige Entschädigung eine Rolle spielen. Ist der Vertrag unklar oder droht Streit, lassen Sie ihn prüfen.

Ein praktischer Tipp: Legen Sie den Wechsel auf das Ende eines Rechnungsjahres. Dann schliesst die bisherige Verwaltung das Jahr vollständig ab, und die neue startet mit sauberen Zahlen.

Was kostet eine STWEG-Verwaltung?

Einen Einheitspreis gibt es nicht. Jede Verwaltung kalkuliert selbst, und Offerten sind unterschiedlich aufgebaut. Vergleichen lassen sie sich nur, wenn Sie wissen, was jeweils enthalten ist.

Die üblichen Kostenbestandteile

• Grundhonorar für die ordentliche Verwaltung: Buchhaltung, Budget, Jahresrechnung, ordentliche Versammlung und laufender Unterhalt. Oft pro Einheit oder als Pauschale berechnet.
• Zusatzleistungen nach Aufwand: ausserordentliche Versammlungen, Begleitung grösserer Sanierungen, Rechtsfälle und Sonderaufgaben.
• Spesen und Nebenkosten wie Porto, Kopien oder Gebühren, je nach Vertrag separat verrechnet.
• Einmalige Kosten bei der Übernahme, etwa für die Aufarbeitung der Unterlagen.

Was den Preis beeinflusst

• Anzahl Einheiten und Eigentümer
• Alter und Zustand der Liegenschaft, anstehende Sanierungen
• Haustechnik wie Lift, Heizung, Tiefgarage oder Photovoltaik
• gemischte Nutzung mit Gewerbe
• Zustand und Vollständigkeit der Unterlagen bei der Übernahme
• Erwartungen an Erreichbarkeit, Präsenz vor Ort und Reaktionszeiten

Fragen Sie bei jeder Offerte nach, was im Grundhonorar enthalten ist und zu welchem Ansatz Zusatzleistungen verrechnet werden. Ein tiefes Grundhonorar mit vielen Zusatzpositionen ist am Ende nicht immer günstiger.

Checkliste für die Übergabe

Die Übergabe ist der wichtigste Teil des Wechsels. Halten Sie alles in einem Übergabeprotokoll fest, das beide Seiten unterschreiben.

• Begründungsakt und Grundbuchauszüge
• Reglement und Hausordnung, inklusive aller Änderungen
• Wertquoten und Eigentümerliste mit Kontaktangaben
• Protokolle und Beschlüsse der Versammlungen
• Jahresrechnungen, Budgets und Belege der letzten Jahre
• Erneuerungsfonds: Stand, Kontoauszüge und allfälliges Fondsreglement
• Bankkonten, Vollmachten und Schlussabrechnung per Stichtag
• offene Rechnungen, Akontozahlungen und Ausstände von Eigentümern
• Versicherungspolicen und laufende Schadenfälle
• Service- und Wartungsverträge, zum Beispiel für Lift, Heizung und Hauswartung
• Pläne, Garantien und Unterlagen zu früheren Sanierungen
• offene Aufträge, Offerten und bekannte Mängel
• Schlüssel, Badges und Schliessplan

Fehlt etwas, halten Sie es im Protokoll fest und setzen eine Frist. Liegen die Unterlagen zentral und digital, wird jeder spätere Wechsel einfacher. Ein Eigentümerportal wie OwnerHub hält Dokumente, Beschlüsse und Meldungen an einem Ort, unabhängig davon, wer gerade verwaltet. Mehr dazu auf der Seite für Gemeinschaften.

Woran erkennt man eine gute Verwaltung?

• Sie antwortet verlässlich und nennt eine feste Ansprechperson mit Stellvertretung.
• Sie legt Honorar und Zusatzkosten offen.
• Sie liefert Jahresrechnung und Protokoll pünktlich und verständlich.
• Sie plant den Unterhalt voraus und begründet die Einlagen in den Erneuerungsfonds.
• Sie holt bei grösseren Arbeiten Vergleichsofferten ein.
• Sie kennt Stockwerkeigentum und die Region.
• Sie gibt allen Eigentümern digitalen Zugang zu Dokumenten und Beschlüssen.
• Sie nennt Referenzen von vergleichbaren Gemeinschaften.

Fragen Sie im Gespräch konkret nach. Wie läuft eine Schadenmeldung ab? Wer vertritt die Ansprechperson in den Ferien? Wann erhalten wir das Protokoll?

Häufige Fragen

Wie kann eine STWEG ihre Verwaltung wechseln?

Die Versammlung beschliesst die Abberufung der bisherigen und die Wahl der neuen Verwaltung, am besten in derselben Sitzung. Danach wird der Verwaltungsvertrag fristgerecht gekündigt und die Übergabe mit einem Protokoll durchgeführt.

Welche Mehrheit braucht es, um die Verwaltung abzuberufen?

In der Regel genügt das einfache Mehr der anwesenden Stockwerkeigentümer, sofern das Reglement nichts anderes vorsieht. Massgebend sind Art. 712m ZGB, die Vorschriften des Vereinsrechts und Ihr Reglement.

Kann die Verwaltung jederzeit abberufen werden?

Ja. Nach Art. 712r ZGB kann die Versammlung die Verwaltung jederzeit abberufen. Allfällige Entschädigungsansprüche, etwa aus dem Verwaltungsvertrag, bleiben vorbehalten.

Was passiert, wenn die Versammlung keine neue Verwaltung wählt?

Kommt die Wahl nicht zustande, kann jeder Stockwerkeigentümer verlangen, dass das Gericht einen Verwalter ernennt (Art. 712q ZGB).

Was kostet eine STWEG-Verwaltung?

Das hängt von Grösse, Zustand und Haustechnik der Liegenschaft sowie vom Leistungsumfang ab. Üblich sind ein Grundhonorar für die ordentliche Verwaltung und Zusatzleistungen nach Aufwand. Vergleichen Sie mehrere Offerten mit gleichem Leistungsumfang.

Wie finden wir eine neue Verwaltung für unsere STWEG?

Holen Sie zwei bis drei Offerten ein und vergleichen Sie Leistungen und Honorar. Mit der kostenlosen Anfrage auf ownerhub.ch/verwaltung-finden erreicht Ihre Anfrage höchstens drei Verwaltungen in Ihrer Region, die mit OwnerHub arbeiten.