Jahresrechnung, Budget und Revision in der STWEG
Die Versammlung genehmigt jedes Jahr den Kostenvoranschlag, die Rechnung und deren Verteilung unter den Eigentümern (Art. 712m Abs. 1 Ziff. 4 ZGB). Erstellt werden sie vom Verwalter. Eine Revision schreibt das Gesetz nicht vor, viele Reglemente sehen aber Rechnungsrevisoren aus dem Kreis der Eigentümer vor.
Der Jahresablauf
| Wann | Was | Wer |
|---|---|---|
| Laufend | Akontobeiträge einziehen, Rechnungen visieren und zahlen | Verwalter |
| Nach Jahresabschluss | Jahresrechnung und Einzelabrechnungen pro Einheit erstellen | Verwalter |
| Vor der Versammlung | Rechnung prüfen, Bericht verfassen | Revisoren, falls gewählt |
| Mit der Einladung | Rechnung, Revisionsbericht und Budget an alle | Verwalter |
| Versammlung | Rechnung genehmigen, Entlastung, Budget und Akontobeiträge beschliessen | Versammlung |
| Danach | Nachzahlungen und Gutschriften verrechnen | Verwalter |
Was die Jahresrechnung enthält
- Betriebsrechnung: alle Kosten des Jahres, gegliedert nach Kostenarten wie Hauswart, Energie, Versicherung, Unterhalt und Verwaltung
- Bilanz: Bank, offene Forderungen, offene Rechnungen, Erneuerungsfonds
- Erneuerungsfonds: Anfangsbestand, Einlagen, Entnahmen, Zinsen, Endbestand
- Einzelabrechnungen: Anteil jeder Einheit nach den Schlüsseln, abzüglich Akontozahlungen, mit Nachzahlung oder Guthaben
- Heizkostenabrechnung: separat, wenn nach Verbrauch abgerechnet wird
Revisoren: sinnvoll, auch wenn freiwillig
Für die Gemeinschaft gibt es keine gesetzliche Revisionspflicht. Viele Reglemente sehen trotzdem ein bis zwei Rechnungsrevisoren vor, die die Versammlung wählt. Sie prüfen stichprobenweise:
- Stimmen Bank- und Fondssaldi mit den Auszügen überein?
- Sind die Ausgaben belegt und durch Beschlüsse oder Kompetenzen gedeckt?
- Wurden die Kosten nach den richtigen Schlüsseln verteilt?
- Gibt es offene Beiträge, und werden sie gemahnt?
Am Ende steht ein kurzer Bericht mit einer Empfehlung an die Versammlung. Bei grossen Gemeinschaften oder komplexen Sanierungen kann eine externe Fachperson sinnvoll sein.
Einsicht und Entlastung
Jeder Stockwerkeigentümer hat ein Interesse daran, die Belege einzusehen, etwa vor der Versammlung. Wie und wo die Einsicht erfolgt, regeln Reglement oder Verwaltungsvertrag. Mit der Entlastung (Décharge) erklärt die Versammlung, dass sie mit der Geschäftsführung einverstanden ist. Für Vorgänge, die nicht offengelegt wurden, wirkt sie nach verbreiteter Auffassung nicht.
Wie die Kosten verteilt werden: Kostenverteilung. Wie der Fonds geführt wird: Erneuerungsfonds.
So geht es mit OwnerHub: Die Buchhaltung läuft im selben System wie das Portal: Rechnungen mit Visum, Zahlungen, Saldenliste, Budget und Jahresabschluss. Revisoren erhalten einen Lesezugang, und jede Eigentümerin sieht ihre Einzelabrechnung, ohne nachzufragen.