Die Stockwerkeigentümerversammlung: Einladung, Ablauf und Fristen
Die Versammlung ist das oberste Organ der Gemeinschaft. Der Verwalter beruft sie ein und leitet sie, sofern nichts anderes beschlossen ist (Art. 712n ZGB). Beschlossen werden darf nur über Geschäfte, die in der Einladung angekündigt sind (Art. 67 Abs. 3 ZGB). Mindestens einmal pro Jahr braucht es sie für Budget und Rechnung (Art. 712m Abs. 1 Ziff. 4 ZGB).
Wer lädt ein, und wann?
Der Verwalter beruft die Versammlung ein und leitet sie, sofern die Gemeinschaft nichts anderes beschlossen hat (Art. 712n Abs. 1 ZGB). Weil Budget, Jahresrechnung und Kostenverteilung jedes Jahr genehmigt werden müssen, findet mindestens eine ordentliche Versammlung pro Jahr statt, meist im ersten Halbjahr nach Abschluss der Rechnung.
Eine ausserordentliche Versammlung kann jederzeit einberufen werden. Ein Fünftel der Stockwerkeigentümer kann sie verlangen (Art. 712m Abs. 2 in Verbindung mit Art. 64 Abs. 3 ZGB).
Die Einladung
Eine feste gesetzliche Einladungsfrist gibt es nicht. Viele Reglemente sehen 10 bis 20 Tage vor. Wichtig ist, dass alle genug Zeit haben, sich vorzubereiten oder eine Vertretung zu organisieren. Die Einladung sollte enthalten:
- Datum, Zeit und Ort, bei Bedarf mit Online-Teilnahme, wenn das Reglement sie zulässt
- die Traktandenliste mit klar formulierten Anträgen
- Unterlagen: Jahresrechnung, Budget, Offerten, Pläne
- ein Vollmachtsformular
Nur Traktandiertes kann beschlossen werden. Über Geschäfte, die nicht gehörig angekündigt sind, darf kein Beschluss gefasst werden, ausser das Reglement erlaubt es ausdrücklich (Art. 67 Abs. 3 ZGB). Unter «Varia» lässt sich diskutieren, aber nicht gültig entscheiden.
Typische Traktandenliste
- Begrüssung, Feststellung der Anwesenden und Vertretenen, Beschlussfähigkeit
- Wahl der Stimmenzähler und der protokollführenden Person
- Protokoll der letzten Versammlung
- Jahresbericht des Verwalters
- Jahresrechnung, Revisionsbericht und Entlastung
- Budget und Akontobeiträge
- Erneuerungsfonds: Einlage und geplante Arbeiten
- Anträge der Verwaltung und der Eigentümer
- Wahlen: Verwalter, Ausschuss, Revisoren
- Varia (nur Information und Diskussion)
Beschlussfähigkeit und Stimmrecht
Die Versammlung ist beschlussfähig, wenn die Hälfte aller Stockwerkeigentümer mit mindestens der Hälfte der Wertquoten anwesend oder vertreten ist, mindestens zwei (Art. 712p ZGB). Sonst folgt eine zweite Versammlung, frühestens zehn Tage später, mit einem tieferen Quorum. Welche Mehrheit für welches Geschäft gilt, steht unter Mehrheiten und Quoren.
Mehrere Eigentümer einer Einheit haben zusammen eine Stimme (Art. 712o Abs. 1 ZGB). Vertretung mit schriftlicher Vollmacht ist üblich; das Reglement kann sie auf bestimmte Personen beschränken. Bei Geschäften mit sich selbst, etwa einem Auftrag an die eigene Firma, ist ein Eigentümer vom Stimmrecht ausgeschlossen (Art. 68 ZGB).
Nach der Versammlung
Die Beschlüsse werden protokolliert, und das Protokoll wird vom Verwalter oder vom Vorsitzenden aufbewahrt (Art. 712n Abs. 2 ZGB). Wie ein gutes Protokoll aussieht: Protokoll der Versammlung. Wer einen Beschluss für rechtswidrig hält, hat ab Kenntnis einen Monat Zeit für die Anfechtung (Art. 75 ZGB).
Dringende oder unbestrittene Geschäfte lassen sich auch ohne Versammlung entscheiden, wenn alle zustimmen: Zirkularbeschluss.
So geht es mit OwnerHub: Einladung, Traktanden und Unterlagen gehen per Portal und E-Mail an alle. Vollmachten werden digital erteilt, die Präsenzliste zeigt das Quorum laufend, Abstimmungen werden nach Köpfen oder Wertquoten gezählt, und am Ende steht das Protokoll als PDF im Beschlussbuch.