Das Protokoll der Versammlung: Inhalt, Form und Vorlage
Die Beschlüsse der Versammlung müssen protokolliert werden, und das Protokoll wird vom Verwalter oder vom Vorsitzenden aufbewahrt (Art. 712n Abs. 2 ZGB). Es muss nicht jedes Wort festhalten, aber jeden Beschluss mit genauem Wortlaut und Stimmenverhältnis. Das Protokoll ist das wichtigste Beweismittel bei einer Anfechtung.
Was ins Protokoll gehört
- Name der Gemeinschaft, Datum, Ort, Beginn und Ende
- Vorsitz, protokollführende Person, Stimmenzähler
- Anwesende und vertretene Eigentümer mit Wertquoten (Präsenzliste als Beilage)
- Feststellung der Beschlussfähigkeit
- pro Traktandum: Antrag im Wortlaut, kurze Zusammenfassung der Diskussion, Abstimmungsergebnis (Ja, Nein, Enthaltungen, bei Bedarf Wertquoten) und Beschluss
- Wahlen mit Namen und Amtsdauer
- Erklärungen, deren Aufnahme jemand ausdrücklich verlangt
- Unterschriften von Vorsitz und Protokollführung
Gliederung als Vorlage
Protokoll der [ordentlichen/ausserordentlichen] Versammlung der Stockwerkeigentümergemeinschaft [Name], [Adresse]
Datum, Zeit, Ort · Vorsitz: [Name] · Protokoll: [Name] · Stimmenzähler: [Name]
1. Präsenz und Beschlussfähigkeit
Anwesend oder vertreten: [Anzahl] von [Anzahl] Stockwerkeigentümern mit [Wertquoten] von [1000]. Die Versammlung ist beschlussfähig (Art. 712p ZGB). Präsenzliste und Vollmachten: Beilage 1.
2. Protokoll der letzten Versammlung
Genehmigt mit [Ja] Ja, [Nein] Nein, [Enthaltungen] Enthaltungen.
3. [Traktandum]
Antrag: «[Wortlaut]». Diskussion: [kurz]. Ergebnis: [Ja/Nein/Enthaltungen; Wertquoten falls nötig]. Der Antrag ist [angenommen/abgelehnt].
Schluss
Ende der Versammlung: [Zeit]. Ort, Datum, Unterschriften Vorsitz und Protokoll.
Wortprotokoll oder Beschlussprotokoll?
Ein Beschlussprotokoll genügt. Halten Sie aber die Diskussion kurz fest, wenn sie für das Verständnis des Beschlusses wichtig ist, etwa bei Varianten oder Bedingungen. Wer will, dass seine Ablehnung oder ein Vorbehalt festgehalten wird, sollte das an der Versammlung ausdrücklich verlangen.
Versand und Aufbewahrung
Das Gesetz schreibt keine Frist für den Versand vor. Üblich sind einige Wochen. Weil die Anfechtungsfrist von einem Monat ab Kenntnis des Beschlusses läuft (Art. 75 ZGB), lohnt sich ein zügiger Versand an alle Eigentümer, auch an die Abwesenden. Das Protokoll wird an der nächsten Versammlung genehmigt.
Protokolle sollten dauerhaft aufbewahrt werden, denn Beschlüsse gelten auch für spätere Eigentümer (Art. 649a ZGB). Ein Beschlussbuch mit allen gültigen Beschlüssen nach Themen erleichtert die Übersicht.
So geht es mit OwnerHub: Die Präsenzliste mit Vollmachten und Wertquoten entsteht während der Versammlung. Abstimmungsergebnisse werden automatisch übernommen, das Protokoll als PDF erstellt, an alle verteilt und jeder Beschluss im Beschlussbuch abgelegt.